Jak niszczyć dokumenty zgodnie z RODO i bezpieczeństwem informacji?

Co przepisy RODO mówią o bezpiecznym niszczeniu dokumentów?

Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) reguluje to, w jaki sposób firmy i instytucje mogą przetwarzać zebrane informacje. Mowa nie tylko o ich przechowywaniu czy rozpowszechnianiu, ale także o ich zbywaniu, czyli utylizowaniu. RODO wskazuje, że dane z różnych rodzajów nośników, a więc nie tylko papierowych, ale i elektronicznych, muszą być niszczone w sposób, który uniemożliwi ponowne odtworzenie. Utylizując akta, nie można dopuścić do jakiegokolwiek wycieku informacji poufnych. Należy o to zadbać na każdym etapie procesu, od brakowania dokumentów, przez ich transport, aż po fizyczne zniszczenie. Warto dodać, że RODO nie określa samej metody utylizacji.

Bezpieczne niszczenie dokumentów z normą ISO 21964

Ważnym standardem bezpieczeństwa informacji podczas niszczenia dokumentów jest norma ISO 21964. Zakłada ona, że każda informacja jest nierozerwalnie związana ze swoim nośnikiem, dlatego sposób zniszczenia zależy nie tylko od rodzaju danych, ale właśnie od rodzaju nośnika. Norma ISO 21964:

• opisuje 3 klasy ochrony danych, które pomagają dobrać odpowiedni poziom zabezpieczenia procesu niszczenia dokumentów;
• wskazuje na 7 poziomów bezpieczeństwa, czyli stopień rozdrobnienia nośnika, gdzie im wyższy poziom, tym mniejsze ryzyko odtworzenia informacji.

Poznaj najlepsze praktyki bezpiecznego niszczenia dokumentów

Bezpieczne niszczenie dokumentów to proces, który trzeba dokładnie zaplanować. Liczy się nie tylko sama utylizacja, ale również właściwa organizacja całego obiegu dokumentacji, od jej przechowywania po przekazanie do zniszczenia. Dobrze wdrożone procedury pomagają ograniczyć ryzyko wycieku danych, usprawniają zarządzanie dokumentacją i dają firmie większą kontrolę nad poufnymi informacjami.

Potwierdzeniem tych słów jest usługa https://dokumentyniszczenie.pl/utylizacja-i-niszczenie-dokumentow, którą bez trudu można dopasować do potrzeb własnej firmy, jednocześnie realizując założenia RODO i normy ISO 21964. Szczególnie warto zwrócić uwagę na jej kompleksowość, dzięki której zarządzanie dokumentacją przedsiębiorstwa jest łatwiejsze i bezpieczniejsze.

Ponadto najlepsze praktyki ochrony danych zaczynają się już na etapie brakowania akt. Niszczenie dokumentów często powiązane jest też z ich digitalizacją, a wtedy trzeba przestrzegać przepisów ze szczególną starannością.

1. Brakowanie akt

Brakowanie akt polega na wydzielaniu dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania już upłynął, a następnie na jej trwałym usunięciu w kontrolowany sposób. To ważna praktyka, ponieważ pozwala ograniczyć nadmiar dokumentów i zmniejsza ryzyko przechowywania danych dłużej, niż jest to potrzebne.

2. Digitalizacja i archiwizacja

Digitalizacja dokumentów obejmuje przygotowanie akt, skanowanie, odczyt treści za pomocą OCR (technika optycznego rozpoznawania znaków), indeksowanie oraz zapis plików w systemie archiwizacji. Dzięki temu dokumenty stają się łatwiejsze do wyszukania i dalszego wykorzystania. Fizyczne egzemplarze mogą być przekazane do niszczenia, a formaty cyfrowe zapewniają wyższy poziom ochrony danych wrażliwych.

3. Niszczenie dokumentów z użyciem specjalnych pojemników

Niszczenie dokumentów wedle najlepszych praktyk odbywa się z użyciem specjalistycznych, plombowanych pojemników. W takim przypadku proces utylizacji akt polega na gromadzeniu materiałów przeznaczonych do zniszczenia w zamkniętych, kontrolowanych skrzyniach, co ogranicza ryzyko przypadkowego dostępu do danych jeszcze przed samym wykorzystaniem niszczarek (mowa o urządzeniach spełniających normę DIN 66399). Takie rozwiązanie ułatwia odbiór dokumentacji i pozwala zachować wysoki standard bezpieczeństwa informacji na każdym etapie procesu niszczenia.

Postaw na utylizację i niszczenie dokumentów w zgodzie z RODO i normą ISO 21964. Skorzystaj ze wsparcia ekspertów Office Systems Poland!